Niet alleen om fraude te vermijden, maar ook om de schijn van mogelijke fraude (en daardoor onterechte verdenkingen) te voorkomen, gelden gescheiden verantwoordelijkheden bij de afhandeling van financiële zaken:

• De penningmeester bepaalt of een rekening betaald kan worden (gedelegeerde taak van het bestuur), de administrateur (een andere ouder, broer/zus of externe kracht) voert de betalingen pas uit na schriftelijk akkoord van de penningmeester (of van de voorzitter van de werkgroep Beheer als het gaat om rekeningen die binnen het toegekende Beheer budget vallen). De penningmeester zelf is niet geautoriseerd om rekeningen te betalen, behalve voor de Vereniging. Een derde persoon (lid van de werkgroep Financiën) heeft via het online boekhoudprogramma Unit4 steeds inzage in alle financiële transacties;
• Om risico’s zoveel mogelijk te spreiden zijn de bevoegdheden voor het gebruik van bankpassen behorend bij de diverse bankrekeningen van Stichting, Steunfonds en Vereniging verspreid over een aantal personen (voorzitters, penningmeesters en administrateur). Jaarlijks en bij iedere bestuurswisseling en wijziging in de samenstelling van de werkgroep Financiën wordt het overzicht van bevoegdheden van alle bankpassen opnieuw besproken in de werkgroep Financiën en besluit het bestuur hierover;
• Alle betalingen verlopen via de bank, er zijn geen kasuitgaven of -inkomsten. Op die manier wordt de kans op vergissingen en onduidelijkheden ingeperkt;
• Uitgaven voor materiële zaken kunnen bestuursleden en andere ouders declareren. Dit geldt niet voor reiskosten of voor het collectief gemaakte uren.

Status: vastgesteld door bestuur Stichting Olivier dd 6 december 2018  op advies van de werkgroep Financiën dd. april 2018