De werkgroep Financiën adviseert de besturen van Stichting, Vereniging en Steunfonds over het financieel beleid van de 3 organisaties. De werkgroep bestaat uit ten minste 5 leden, waaronder de 3 penningmeesters en de financieel administrateur.
De belangrijkste werkafspraken van deze werkgroep zijn:
- De werkgroep Financiën verdeelt de verantwoordelijkheden en taken t.a.v. de financiële administratie volgens het 6-ogen principe;
- Taken van de werkgroep Financiën: invoeren van financiële gegevens in het online boekhoudprogramma Unit4; rekeningen controleren en betalingen uitvoeren; facturering aan bewoners voor zorg, huur/WKO, telefoon/TV/internet, eten, schoonmaak e.d.; toezicht op nakomen van gemaakte financiële afspraken; opstellen van begrotingen en overzicht bankrekeningen/vermogensbeheer; overleg met de accountant over de financiële jaarverslagen; bewaking van de PGB-opbrengsten versus de zorgkosten; bijhouden van overheidsbeleid wat betreft de financiering van de zorg; en verder advies over alle mogelijke financiële aspecten;
- De werkgroep Financiën bespreekt 3 à 4 keer per jaar een overzicht van alle (spaar)rekeningen en beleggingen van Stichting, Steunfonds en Vereniging, en adviseert de besturen over eventueel gewenste aanpassingen;
- De werkgroep bespreekt de stand van zaken op basis van alle in Unit4 geregistreerde financiële gegevens van alle drie de organisaties (Stichting, Vereniging en Steunfonds). Na controle stelt de accountant (Van Dam & Partners, Moergestel) de jaarrekeningen op. Vervolgens worden de jaarrekeningen vastgesteld door het bestuur (Stichting en Steunfonds) of de leden (Vereniging Olivier);
- De werkgroep zal een handleiding opstellen voor het Unit4programma en een vakantieregeling treffen voor betalingen, aanmaken van facturen en het invoeren van gegevens in Unit4.
Status: vastgesteld door bestuur Stichting Olivier dd 6 december 2018 op advies van de werkgroep Financiën dd. september 2018