AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

De wet AVG geeft regels voor de verwerking van persoonsgegevens waaraan ook organisaties als Olivier zich moet houden. De wet is sinds mei 2018 van kracht.

Opslag persoonsgegevens

De AVG vereist dat afspraken moeten worden gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens. Stichting Olivier zowel als Vereniging Olivier beschikt over persoonsgegevens van de bewoners en hun familie en van andere betrokkenen.
Stichting en Vereniging Olivier hebben afspraken vastgelegd met alle betrokkenen over welke gegevens worden verzameld, met welk doel en op welke wijze ze worden geregistreerd.
Betrokkenen zijn de twaalf bewoners van Olivier en hun verwanten (ouders, broers, zussen), de feitelijke zorgverlener (ASVZ) aan wie door Stichting Olivier de zorg is uitbesteed, en zakelijk of persoonlijk betrokkenen bij Olivier, onder wie vrijwilligers.

Stichting Olivier heeft van en met betrekking tot de bewoners de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

  • naam
  • geboortedatum
  • adres en telefoonnummer,
  • mailadres
  • geslacht
  • burgerservicenummer
  • bankrekeningnummer
  • PGB-nummer
  • SVB-nummer
  • zorgverzekeraar en klantnummer
  • type ZZP-indicatie
  • jaarlijkse PGB beschikking van het Zorgkantoor
  • naam- en adresgegevens + geboortedata, bankrekeningnummer, BSN en telefoonnummer(s) van ouders/verzorgers, en
  • bewindvoering en/of mentorschap.

Voor Stichting Olivier zijn de gegevens over bewoners en ouders/verzorgers noodzakelijk om de contracten te kunnen opstellen die ertoe leiden dat de bewoner de noodzakelijke zorg en begeleiding kan ontvangen en gerechtigd is te wonen in een van de Olivier-appartementen. Verwerking van de gegevens is noodzakelijk om de uitvoering van de verschillende overeenkomsten te kunnen garanderen. Mailadressen zijn noodzakelijk om de gewenste onderlinge communicatie en informatie mogelijk te maken.

Adresboek Olivier

Het adresboek van Olivier bevat namen, adressen, telefoonnummers en mailadressen en gegevens over de relatie waarin de adressanten tot Olivier staan (familie, zakelijk, professioneel, privécontact).

Websites Olivier

Om de onderlinge communicatie en de communicatie naar buiten, met derden, te bevorderen, onderhouden Stichting en Vereniging Olivier gezamenlijk twee websites:

  • een interne website (www.vanolivier.nl) gericht op de bewoners, ouders, broers/zussen en teamleden van Olivier, waarop onder meer de jaarkalender, het adresboek, vergaderverslagen, foto’s, en de geldende afspraken bij Olivier (Olipedia) zijn weergegeven. Deze website is beveiligd en alleen met een toegangscode toegankelijk; en
  • een externe website (oliviermoergestel.nl) gericht op de buitenwereld. Deze website is bedoeld om de buitenwereld over visie, organisatie en doelen, betrokkenen en activiteiten van Olivier te informeren. Ook op deze website worden foto’s en soms video’s geplaatst. Daarnaast staan op deze website de activiteiten kalender en het archief van het Oliviernieuws. Deze website is openbaar toegankelijk.

 

Oliviernieuws

Onder auspiciën van Stichting en Vereniging Olivier wordt periodiek via de mail het Oliviernieuws verspreid. Dit Oliviernieuws is erop gericht een zo groot mogelijk publiek op een toegankelijke manier te informeren over en te betrekken bij het wel en wee binnen Olivier en wordt daarom breed verspreid aan familie, betrokkenen en het persoonlijke en zakelijke netwerk van Olivier. Het Oliviernieuws bevat foto’s van diverse activiteiten waarop, naast Olivierbewoners, ook familieleden, teamleden en derden (zoals vrijwilligers) zichtbaar kunnen zijn. Het Oliviernieuws wordt aan een selectie van de adressen toegestuurd. Bij elke zending wordt de adressanten gevraagd of zij nog prijs stellen op verdere toezending van het Oliviernieuws. Zo niet, dan worden zij van de mailinglijst afgehaald.

Werkgroep Publiciteit

Oliviers Werkgroep Publiciteit beslist over plaatsing van foto’s en videomateriaal in het Oliviernieuws en op de website. Uitgangspunt is dat alleen foto’s en video’s worden geplaatst die representatief voor Olivier zijn.  Aan alle betrokkenen – bewoners, ouders, broers en zussen, leden van het zorgteam en vrijwilligers – is eenmalig ‘geen-bezwaar’ gevraagd voor de mogelijke plaatsing van foto’s of video’s waarop zij in beeld zijn. Voor andere publicaties (rapporten e.d.) wordt altijd vooraf aan de betrokkenen toestemming voor het plaatsen van foto’s gevraagd.

Gebruiksdoelen persoonsgegevens

Stichting Olivier gebruikt de gegevens van de bewoners en diens ouders/verzorgers voor:

  • het jaarlijks volgens de richtlijnen van de SVB op te stellen/aan te passen individueel zorgcontract en de bijbehorende bepalingen, voorwaarden en toelichting bij dit zorgcontract;
  • de individuele huur- en WKO-overeenkomst;
  • de overeenkomst gezamenlijke huishouding;
  • het opstellen van facturen.

Vereniging Olivier gebruikt adresgegevens van de bewoners en hun betrokkenen voor het (doen) organiseren van sociale activiteiten voor en met de bewoners.
Gegevens van derden worden (met toestemming) gebruikt om het Oliviernieuws te kunnen verspreiden.

Gebruikers persoonsgegevens

De verzamelde gegevens worden door de volgende personen voor de volgende doelen gebruikt:

  • door de secretaris van Stichting Olivier (eenmalig) voor het opstellen van individuele zorg, woon- en huishoudelijke contracten bij de start van de bewoning. Zorgcontracten worden opgesteld volgens het geldende format van de SVB. Deze gegevens worden jaarlijks geactualiseerd;
  • door de penningmeester van Stichting Olivier voor het opstellen van de zorgfacturen en periodieke facturen voor levensonderhoud, huishoudelijke verzorging, internet, telefonie en tv;
  • door de secretaris van Stichting Olivier om informatie over nieuwe bewoners (naam, geboortedatum, adres) door te geven aan ASVZ, de Woonstichting en aan het Zorgkantoor;
  • door de voorzitter van Werkgroep Beheer van Stichting Olivier om informatie van bewoners aan de Belastingdienst door te geven voor de verrekening van de huurtoeslag;
  • door de Werkgroep Publiciteit om de websites te kunnen onderhouden en het Oliviernieuws te kunnen verspreiden;
  • door de secretaris van Vereniging Olivier voor het organiseren van sociale activiteiten;
  • door de penningmeester van Vereniging Olivier voor het opstellen van facturen en het innen van periodieke bijdragen.

 

Privacy

Gegevens van bewoners of diens betrokkenen worden nooit beschikbaar gesteld aan derden, tenzij met uitdrukkelijke toestemming. Gegevens worden bewaard zolang als nodig is. 
De secretaris en penningmeester van Stichting Olivier hebben toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in aparte bestanden op een met toegangscode beveiligde privé-computer. Beiden hebben geheimhoudingsplicht jegens derden.
De websitebeheerder heeft toegang tot de adresbestanden en de fotobestanden. De toegangscode van de interne website wordt jaarlijks aangepast.
De privacyverklaring is beschikbaar via de externe website.

Status: AVG-teksten en privacyverklaring zijn met de Raad van Belanghebbenden besproken in december 2018 en door Stichting Olivier en Vereniging Olivier voorjaar 2019 goedgekeurd.