Kwaliteitseisen

Kwaliteitseisen Olivier

De zorg die onder regie van Olivier wordt geleverd moet voldoen aan een aantal kwaliteitseisen die zijn opgesteld op grond van de Wkkgz (Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg).

Wet Wkkgz en Inspectie IGJ

Sinds 2016 geldt een nieuwe wet die toeziet op de kwaliteit van onder meer wooninitiatieven: de Wkkgz (Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg). Met deze wet heeft ook Olivier te maken. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) controleert zorginstellingen via het afleggen van bezoeken. Ze volgt een dag lang de zorgverlening. Het team beantwoordt vragen over het handelen en de keuzes die daarbij worden gemaakt. De IGJ maakt van zo’n bezoek een rapport met aanbevelingen bestemd voor de zorgaanbieder (i.c. bestuur Stichting Olivier). Het bestuur van Stichting Olivier is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg, maar kan uiteraard bij een bezoek van de IGJ het team (ASVZ) vragen om uit te leggen hoe de zorg verloopt en wat de argumentatie van het handelen is.

Kwaliteitseisen

Door de Inspectie zijn vijftien kwaliteitseisen opgesteld waaraan ook Olivier moet voldoen. Het bestuur loopt jaarlijks deze lijst met ASVZ door en legt de bevindingen vast in een verslag teneinde aan de Inspectie te kunnen uitleggen hoe de zorg is georganiseerd en waarom dat zo is. Deze eisen zijn:

  • Beschikbaar en deskundig personeel;
  • Vergewisplicht en Verklaring omtrent het gedrag (VOG);
  • Afspraken tussen hoofd- en onderaannemer;
  • Opleidingsplan;
  • Kwaliteitssysteem;
  • Uitsluitingscriteria cliënten;
  • (Veilig) incidenten melden;
  • Uitvoeringsprotocollen van voorbehouden en risicovolle handelingen;
  • Toets van bekwaamheid;
  • Vrijheidsbeperkende maatregelen;
  • Medicatiebeleid;
  • Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling;
  • Klachtenregeling;
  • Medezeggenschap; en
  • Zorgdossier en zorgplan.

De 15 kwaliteitseisen zijn allemaal apart uitgewerkt. Hierbij wordt telkens eerst de definitie vermeld zoals door de Inspectie is geformuleerd, met een eventuele toelichting. Aansluitend wordt  de manier beschreven waarop de kwaliteitseisen bij Olivier worden ingevuld.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en na behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

Beschikbaar en deskundig personeel: kwaliteitseis IGJ 1

Definitie volgens de Inspectie IGJ

Een zorgaanbieder die goede zorg biedt, organiseert de uitvoering van de geboden zorg zo dat hij tijdig, doelmatig en deskundig in de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de cliënt voorziet. De volgende criteria gelden:

  • de zorgaanbieder zet zorgmedewerkers in met voldoende kennis en vaardigheden om ondersteuning te kunnen bieden aan de doelgroep;
  • de beschikbare personeelsformatie staat in verhouding tot de populatie en zorgbehoeften;
  • vakinhoudelijke specialisten zijn zo nodig in voldoende mate beschikbaar.

Toelichting

Uitgangspunt is dat de kwaliteiten van het personeel zijn afgestemd op de zorgvraag en zorgzwaarte van de bewoners.

Invulling bij Olivier

Bij Olivier gebeurt de aanstelling van personeel in overleg met zorgaanbieder ASVZ, waarbij er door de teamleider op wordt toegezien dat het team in haar totaliteit kan zorgdragen voor een evenwichtige situatie, stabiliteit en het kunnen leveren van de noodzakelijke zorg. Specialistische ondersteuning en expertise vanuit ASVZ is beschikbaar en naar behoefte inzetbaar (bv via autismeteam van zorgaanbieder) en het team krijgt gerichte medische en/of verpleegkundige scholing. Ook het inroepen van externe expertise kan worden geregeld.

Alle nieuwe medewerkers zijn verplicht een aantal cursussen te volgen. Dit betreft:

  • introductiecursus;
  • seksualiteit en intimiteit;
  • medicatie (elke 2 jaar te herhalen);
  • risicovolle handelingen;
  • vrijheidsbeperkende maatregelen;
  • meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

In de leeromgeving (het interne programma ZLIM) van de Carantegroep waarvan ASVZ gebruik maakt, zijn alle (na)scholings-, coachings- en andere educatieve middelen, waaronder ook e-learning, waarop een beroep kan worden gedaan, beschikbaar. Aan het programma kunnen ook opleidingsvragen worden gesteld voor scholing en training van medewerkers en vrijwilligers.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Vergewisplicht en Verklaring omtrent het gedrag (VOG): kwaliteitseis IGJ 2

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Per 1 januari 2016 moet de zorgaanbieder die zorg uitvoert in het kader van de Wlz het functioneren van iedere nieuwe zorgverlener nagaan, voordat hij of zij wordt aangenomen. Nieuwe medewerkers in de langdurige zorg en de intramurale geestelijke gezondheidszorg moeten daarnaast een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) tonen.

Toelichting

Uitgangspunt is de veiligheid van vaak minder weerbare bewoners te beschermen. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag van een individuele zorgverlener geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Dit geldt ook voor vrijwilligers die activiteiten met bewoners doen en voor mantelzorgers die activiteiten doen in groepsverband.

Invulling bij Olivier

Olivier steunt bij de invulling van deze eis op de procedures van ASVZ bij wie de teamleden allen in dienst zijn en met wie de vrijwilligers een contract hebben. In het aanstellingsbeleid van ASVZ en in de contracten die zij met vrijwilligers afsluit is de beschikbaarheid over een VOG verplicht. Deze wordt opgenomen in het personeelsdossier. Ook bestuursleden van Stichting en Vereniging beschikken over een VOG.

De ASVZ-procedure voor nieuwe medewerkers is als volgt: de medewerker ontvangt van het secretariaat van P&O een e-mail waarin staat dat hij/zij op korte termijn een e-mail van het Ministerie van Veiligheid en Justitie ontvangt om digitaal een VOG aan te vragen. De aanvraag dient z.s.m. gedaan te worden omdat de VOG een voorwaarde is om in dienst te kunnen treden. Zodra de nieuwe medewerker de VOG heeft, dient hij/zij als bewijs een duidelijke en leesbare kopie en/of scan naar de direct leidinggevende te sturen (liefst via email), zodat de arbeidsovereenkomst opgemaakt kan worden. De medewerker overhandigt de originele VOG aan het secretariaat P&O bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. De medewerker kan de kosten van het aanvragen van de VOG declareren bij ASVZ, hiervoor dient hij/zij het betalingsbewijs te overleggen. ASVZ heeft de mogelijkheid om ook gedurende het dienstverband de werknemer opdracht te geven een nieuwe VOG aan te vragen. Als deze niet kan worden overlegd, wordt ingezet op beëindiging van het dienstverband.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Afspraken tussen hoofd- en onderaannemer: kwaliteitseis IGJ 3

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Wanneer er sprake is van een hoofd-, onderaannemer of zpp’ers dienen er tussen de partijen afspraken te worden vastgelegd over de te leveren kwaliteit van zorg, het te gebruiken zorgdossier en de toetsing van de kwaliteit van zorg.

Invulling bij Olivier

Omdat Stichting Olivier individuele zorgcontracten heeft afgesloten met elke bewoner, is zij hoofdaannemer. Stichting Olivier is daarmee eindverantwoordelijk, ook al wordt de zorg uitgevoerd door ASVZ. Olivier heeft ASVZ de opdracht gegeven zorg  te verlenen.

Olivier volgt de kwaliteitseisen die ASVZ als HKZ-geregistreerde zorgaanbieder hanteert. Dat betekent dat het zorgdossier volgens de richtlijnen van ASVZ wordt opgesteld en periodiek besproken en geactualiseerd met bewoner en diens verwanten. Ook de toetsing van de geleverde zorgkwaliteit gebeurt conform de richtlijnen van ASVZ. Omdat het bestuur als hoofdaannemer eindverantwoordelijk is, ontvangt zij verslagen van quick scans en van interne en externe audits die worden uitgevoerd om de kwaliteit van de geleverde zorg te toetsen.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Opleidingsplan: kwaliteitseis IGJ 4

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Een zorgaanbieder dient een scholingsplan uit te voeren dat past bij de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de doelgroep en het deskundigheidsniveau van de zorgmedewerkers. Daarnaast dient de zorgaanbieder de kennis en het gebruik van de procedure veilig incident melden (VIM) en de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling te kunnen aantonen.

Invulling bij Olivier

Ook in dit opzicht volgt Olivier de uitgangspunten en richtlijnen van ASVZ. Het scholingsplan is aangepast aan de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de bewoners, en aan wat de medewerkers nodig hebben. Nieuwe medewerkers worden zo nodig specifiek geschoold. Een personeelsoverzicht waarin de bekwaamheden per medewerker in beeld zijn gebracht, inclusief gevolgde (bij)scholing, certificaten, e-learning, verworven autorisatie etc. wordt bijgehouden door ASVZ via het programma ZLIM (zie kwaliteitseis 1). Teamleider en manager krijgen hiervan overzichten. Het bestuur van Stichting Olivier ontvangt hiervan periodiek een geanonimiseerd overzicht.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Kwaliteitssysteem: kwaliteitseis IGJ 5

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Elke zorgaanbieder dient een kwaliteitssysteem te hebben opgesteld. De IGJ verstaat onder een kwaliteitssysteem het vastleggen van beleid, procedures en protocollen, als ook gegevens waarop, met een zekere frequentie, analyses en evaluaties uitgevoerd worden die nodig zijn voor de uitvoering van het kwaliteitsbeleid en het bereiken van de vastgestelde kwaliteitsdoelstellingen (Plan, Do, Check, Act-cyclus).

Invulling bij Olivier

Ook hier volgt Olivier de procedures van ASVZ. ASVZ beschikt sinds 2006 over een gekwalificeerd HKZ-kwaliteitssysteem. Het waarborgen van kwaliteit is een continu proces. Dat heeft niet alleen te maken met vernieuwing en aanpassing. Werkwijzen, gewoontes, procedures en afspraken die al jarenlang lopen worden via driehoeksoverleggen met manager en orthopedagoog, en in teamoverleggen regelmatig tegen het licht gehouden, om te kijken of ze nog voldoen. Zo nodig worden ze aangepast. Wijzigingen in procedures of het hanteren van nieuwe protocollen voor bijvoorbeeld het vastleggen van zorgdossiers en Individuele Plannen worden besproken met het bestuur van de Stichting en toegelicht en besproken in de Familieraad.

Tweemaal per jaar wordt een reflectieve zelfscan georganiseerd om de kwaliteit van de geleverde zorg te monitoren. Het resultaat hiervan wordt besproken met de orthopedagoog, de manager en het team.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

Uitsluitingscriteria cliënten: kwaliteitseis IGJ 6

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

De problematiek, zoals agressie, mate van zelfredzaamheid, verslavingsproblematiek, van bepaalde groepen cliënten stelt eisen aan de deskundigheid van de zorgverleners, de accommodatie van de zorginstelling en meer.

Invulling bij Olivier

Olivier heeft een specifiek protocol waarin kenmerken zijn opgenomen voor nieuwe bewoners. Er worden geen bewoners toegelaten die agressief of verslaafd zijn:

  • vóór de start van het wooninitiatief is beschreven voor welke bewoners wel, maar ook voor welke bewoners geen zorg kan worden verleend en waarom. Uitgangspunt voor deelname van de bewoner aan de zorg- en dienstverlening door Stichting Olivier is dat een bewoner minimaal een verblijfsindicatie van het CIZ heeft en dat Stichting Olivier in staat is tot het leveren van verantwoorde zorg. Nieuwe bewoners dienen hun zorgdossier te overleggen en in samenspraak met de orthopedagoog en de teamleider wordt ingeschat of een toekomstige bewoner in het wooninitiatief past;
  • als de benodigde zorg voor een bewoner verandert, wordt zoveel mogelijk, binnen de kaders van Olivier, bekeken of (bij)scholing van het team het mogelijk maakt de benodigde zorg toch te kunnen blijven leveren;
  • gaandeweg is gebleken dat ook de ouders van bewoners aan bepaalde criteria moeten voldoen, bijvoorbeeld van bereidheid tot het leveren van ondersteunende diensten aan het collectief. Dit is in de criteria voor nieuwe bewoners aangevuld;
  • in de contracten met bewoners is opgenomen dat de mogelijkheid bestaat dat gaandeweg afscheid moet worden genomen van een bewoner als diens zorgzwaarte te groot is (geworden). Het advies van de teamleider en de orthopedagoog zijn hierbij bepalend;
  • als onverhoopt afscheid van bewoners zou moeten worden genomen, heeft zowel Olivier als ASVZ de plicht maximaal te ondersteunen bij het vinden van een adequate nieuwe woonplek.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 (Veilig) incidenten melden: kwaliteitseis IGJ 7

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Zorgaanbieders moeten sinds 1 juli 2016 een interne werkwijze hebben die regelt dat medewerkers veilig onzorgvuldigheden, incidenten en calamiteiten in de zorgverlening kunnen melden. Doel is dat collega´s bevindingen met elkaar bespreken, ervan leren en zo samen de zorg verbeteren. De zorgaanbieder heeft vastgelegd dat het volgende onverwijld bij de IGJ wordt gemeld: iedere calamiteit die bij de zorgverlening heeft plaatsgevonden; geweld in de zorgrelatie.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ waarin incidenten of risicovolle situaties (alle onbedoelde gebeurtenissen – al dan niet veroorzaakt door menselijk handelen of het nalaten hiervan – bij onderzoek, behandeling, verpleging en verzorging van de bewoner, welke tot een schadelijk gevolg voor de bewoner, medewerker, vrijwilliger of derden hebben geleid, dan wel hadden kunnen leiden) in een open cultuur worden gemeld en waarbij het doel voorkomen van nieuwe incidenten en verbetering van procedures is. Onder een onbedoelde gebeurtenis wordt verstaan: een gebeurtenis die direct of indirect beïnvloed is of beïnvloed had kunnen worden door medewerkers van ASVZ. NB: een medisch probleem buiten de invloedssfeer van ASVZ is geen incident (bv een epileptisch insult). Een val met het hoofd tegen de verwarming ten gevolge van een epileptisch insult is wel een incident.

Elke calamiteit (een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van zorg en die heeft geleid tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een bewoner), moet volgens de wet worden gemeld bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).

ASVZ meldt en registreert incidenten systematisch via Meldplein Zorg met MIP-meldingen (Melding Incident Persoon). In dit systeem is vastgelegd om welk type meldingen het hierbij gaat:

  • Incidenten (zoals agressie, medicatiefouten);
  • (Bijna-)incidenten;
  • (Vermoeden van) seksueel misbruik;
  • Huiselijk geweld en kindermishandeling;
  • Besmettelijke ziekten.

Alle teamleden kunnen zelf MIP-meldingen doen. Meldingen worden geregistreerd en afhankelijk van het soort meldingen wordt binnen de organisatie een traject gestart. Eventueel kan ook een specialistisch nazorgteam in actie komen. In het management overzicht in BI ontvangt de teamleider en de manager overzichten van MIP-meldingen. MIP-meldingen worden tweemaal per jaar in het teamoverleg besproken ter verbetering van procedures en om leerervaringen te delen. Deze besprekingen worden voorbereid door een teamlid dat hiervoor een specifieke taak heeft toebedeeld gekregen.

Het bestuur van Stichting Olivier bespreekt ieder kwartaal het aantal MiP-meldingen (geanonimiseerd) en de eventuele consequenties die daaraan verbonden zijn voor de zorgverlening, met de teamleider en de manager van ASVZ.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

Uitvoeringsprotocollen van voorbehouden en risicovolle handelingen: kwaliteitseis IGJ 8

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Alle handelingen die beroepsbeoefenaren in hun werk uitvoeren moeten op zorgvuldige wijze worden verricht, zo eist de Wet BIG. Dat geldt zeker bij risicovolle handelingen, die bij de uitvoering van de handeling risico’s meebrengen voor de cliënt. Voorbehouden handelingen vormen een specifieke groep binnen de risicovolle handelingen.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ. ASVZ heeft haar beleid ten aanzien van de bevoegdheid en bekwaamheid voor het uitvoeren van risicovolle (zowel voorbehouden als niet-voorbehouden) medische handelingen vastgelegd in een formeel beleidsdocument (2018).

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

Toets van bekwaamheid: kwaliteitseis IGJ 9

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

In de Wet BIG is een beperkt aantal beroepsbeoefenaren genoemd die zelfstandig bevoegd zijn om voorbehouden handelingen te verrichten. Wie niet zelfstandig bevoegd is, mag alleen in opdracht en onder voorwaarden een voorbehouden handeling uitvoeren. Is aan deze voorwaarden voldaan, dan is ook degene die in opdracht een voorbehouden handeling uitvoert, bevoegd. Een van de voorwaarden waaraan altijd moet zijn voldaan, is de bekwaamheid van de uitvoerder. Onbekwaam maakt onbevoegd. De zorgaanbieder moet de bekwaamheid van medewerkers kunnen aantonen (registratie!), daarnaast moet de scholing in kader van de wet BIG zijn geborgd.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ. Zie ook kwaliteitseis 8.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

  

Vrijheidsbeperkende maatregelen: kwaliteitseis IGJ 10

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Onder het begrip ‘vrijheidsbeperking’ verstaat de inspectie alle maatregelen die de vrijheid van cliënten beperken. Dit begrip heeft voor de inspectie al jaren een grotere reikwijdte dan de vrijheidsbeperkende maatregelen die de Wet Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz) beschrijft. Zorgaanbieders die niet over een Bopz-aanmerking beschikken mogen in dit kader geen vrijheidsbeperkende maatregelen toepassen. Vrijheidsbeperkende maatregelen in niet Bopz-aangemerkte zorginstellingen of in de thuissituatie mogen enkel worden toegepast als hiervoor instemming is verkregen van de cliënt of van de wettelijk vertegenwoordiger (wanneer er sprake is van wilsonbekwaamheid van de cliënt) en wanneer een cliënt zich hiertegen niet verzet. Bij verzet vervalt de eerder verkregen instemming. Alleen een arts of een gedragswetenschapper mag besluiten een vrijheidsbeperkende maatregel in te zetten.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ.

Ook het uitluistersysteem dat bij een aantal bewoners actief wordt gebruikt, wordt beschouwd als een vrijheidsbeperkende maatregel. De toepassing hiervan wordt in het IP beschreven en moet jaarlijks worden geëvalueerd en bevestigd. Zowel manager als orthopedagoog moeten toestemming geven voor de inschakeling van het uitluistersysteem.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Medicatiebeleid: kwaliteitseis IGJ 11

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Het medicatiebeleid van de organisatie bevat tenminste een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en afspraken omtrent het gehele medicatieproces. Er is een groot verschil tussen medicatie in eigen beheer en medicatieverstrekking door de organisatie. Maatwerk is ook hier de leidraad.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ. Conform het ‘Document Medicatieprotocol’ van ASVZ uit 2018 zijn de volgende algemene uitgangspunten van toepassing:

  • een algemeen medicatieoverzicht en een toedienlijst van de apotheek zijn beschikbaar;
  • bij de intake van een nieuwe bewoner wordt bepaald of deze zelf in staat is zijn/haar medicatiebeheer te regelen. Medicatiegebruik wordt opgenomen in het zorgdossier;
  • medicatie wordt veilig en achter slot bewaard. Daarbij worden algemene hygiënerichtlijnen in acht genomen;
  • er zijn afspraken over de werkwijze wat betreft retourmedicatie;
  • gerichte scholing op medicatieverstrekking en -veiligheid is verplicht en wordt om de twee jaar herhaald;
  • medicatie-incidenten worden via MIP-meldingen gemeld, geregistreerd en geëvalueerd.

Per bewoner zijn de afspraken over het medicatiebeleid verschillend. De afspraken staan op papier en worden in het IP vastgelegd. Bij het uitzetten van medicatie vindt altijd controle plaats door een tweede teamlid en wordt een paraaf gezet. Medicatielijsten worden voor controle bewaard. Twee teamleden zijn verantwoordelijk voor de evaluatieprocedures en voor het bijhouden van voorraad.

Als bewoners bij hun ouders zijn ligt de verantwoordelijkheid ten aanzien van de medicatie bij de ouders.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling: kwaliteitseis IGJ 12

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Zorgaanbieders zijn verplicht een meldcode vast te stellen waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe met signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt omgegaan.

Deze meldcode moet in ieder geval deze 5 stappen bevatten:

  • in kaart brengen van signalen;
  • raadplegen van Veilig Thuis of een deskundige op het gebied van letselduiding;
  • gesprek met de betrokkene(n);
  • wegen van het huiselijk geweld of de kindermishandeling. En bij twijfel altijd Veilig Thuis raadplegen;
  • beslissen over zelf hulp organiseren of melden.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ. Zie ook kwaliteitseis 7 (MIP).

Een specifiek protocol (model gedragscode voor ouders/vrijwilligers) is (mei 2019) in voorbereiding.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Klachtenregeling: kwaliteitseis IGJ 13

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Elke cliënt moet de mogelijkheid hebben om over de geboden zorg een klacht in te dienen. Een klacht kan door de cliënt zelf of zijn vertegenwoordiger worden ingediend en heeft betrekking op ‘een gedraging van de zorgaanbieder of van voor hem werkzame personen jegens de cliënt’. De volgende criteria worden gehanteerd:

  • er is een klachtenregeling conform hoofdstuk 3 van de Wkkgz en deze is onder de aandacht van cliënten gebracht;
  • de zorgaanbieder heeft een onafhankelijke klachtenfunctionaris conform bovengenoemde wetgeving;
  • een klacht wordt binnen zes weken behandeld;
  • adres en/ of telefoonnummer van de klachtenfunctionaris staat vermeld in de klachtenregeling.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ en maakt in voorkomende gevallen gebruik van de klachtenfunctionaris van ASVZ. Deze klachtenfunctionaris opereert onafhankelijk van Olivier en aan inschakeling van de klachtenfunctionaris zijn geen kosten verbonden. ASVZ heeft ook een klachtencommissie beschikbaar die klachten van bewoners of ouders in behandeling kan nemen en uitspraken kan doen over de ontvankelijkheid en gegrondheid van klachten. De klachtencommissie brengt advies uit aan de Raad van Bestuur van ASVZ. ASVZ is ook aangesloten bij een onafhankelijke geschillencommissie en zij heeft een onafhankelijke cliënt-vertrouwenspersoon.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

 Medezeggenschap: kwaliteitseis IGJ 14

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Een zorgaanbieder heeft de wettelijke verplichting om medezeggenschap te organiseren, waarbij cliënten en/of cliëntvertegenwoordigers cliëntbelangen behartigen. De voorwaarden zijn:

  • er is sprake van een structureel karakter;
  • er staat hiervan iets op schrift en voor belangenbehartigers moet duidelijk zijn waarover ze mogen meepraten.

De zorgaanbieder stelt de belangenbehartigers in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de zorgaanbieder betreft inzake: de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de aan cliënten te verlenen zorg.

Invulling bij Olivier

Olivier heeft de medezeggenschap op een aantal niveaus geregeld. Bewoners spreken ongeveer om de zes weken met elkaar in een bewonersoverleg onder voorzitterschap van een teamlid. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt. Bewoners kunnen zelf punten aandragen en er kunnen door teamleden of ouders zaken worden geagendeerd. Bewoners krijgen zo als collectief de gelegenheid mee te praten over zaken die met het dagelijks leven te maken hebben en zij kunnen op deze manier invloed uitoefenen op de manier van leven in het wooninitiatief. Ouders (en andere verwanten) spreken periodiek met elkaar in de formele Familieraad. Ook zij hebben de gelegenheid agendapunten aan te dragen. Vaste agendapunten vormen de kwaliteit van de zorg, beheerszaken en (periodiek) de financiële verslaglegging door de penningmeester. Ook van deze bijeenkomsten wordt een verslag gemaakt. Indien bewoners dat wensen kunnen zij deelnemen aan de sectorale cliëntenraad van ASVZ.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

Zorgdossier en zorgplan: kwaliteitseis IGJ 15

 Definitie volgens de Inspectie IGJ

Het zorgdossier bevat alle informatie die voor de zorg, de begeleiding en eventuele behandeling van de cliënt relevant is. Het zorgplan (ook wel behandelplan, leefplan, zorgbeschrijving, ondersteuningsplan of begeleidingsplan genoemd) is een onderdeel van het zorgdossier.

Invulling bij Olivier

Olivier volgt hierin de professionele aanpak van ASVZ. De zorg voor elke bewoner is vastgelegd in een Individueel Plan (IP). De Persoonlijk Begeleider (PB-er) van de bewoner stelt dit plan op in overleg met de bewoner  plus ouder(s)/vertegenwoordiger(s). In het IP staan afspraken over de precieze invulling van de zorg. Het Individueel Plan is vooral bedoeld om afspraken vast te leggen over de kwaliteit van de zorg. Het bevat afspraken over bijvoorbeeld:

  • begeleiding, verzorging of verpleging;
  • dagbesteding;
  • het doel van de zorg (wat kan een bewoner bijvoorbeeld zelf doen);
  • hulp van familie;
  • privacy;
  • hygiëne.

Een bewoner kan de PB-er vertellen wat hij/zij belangrijk vindt zodat de bewoner zoveel als mogelijk de regie houdt over de zorg die hij/zij krijgt. Dat kan gaan over grote, maar ook over kleine dingen. Bijvoorbeeld wonen met privacy, personeel in de buurt of elke dag douchen.

Alle betrokken zorgverleners werken volgens één Individueel Plan. De eenduidigheid is ook te zien in de wijze van rapporteren en evalueren, die voor alle soorten zorg hetzelfde is.

Het plan wordt jaarlijks in een evaluatief gesprek besproken met de bewoner en zijn/haar ouders/vertegenwoordigers en zo nodig geactualiseerd. Ieder half jaar vindt een evaluatie plaats. De PB-er bespreekt het IP met de bewoner, de teamleider en de ouders in een zogenaamd driehoeksoverleg waarbij op verzoek ook de orthopedagoog kan aansluiten. Alles wordt vastgelegd in Plancare 2.0 (het registratiesysteem van ASVZ). Deze procedure moet ervoor zorgen dat de afspraken en handelingen navolgbaar zijn en aansluiten bij de zorgvraag van de bewoner.

Status: Definitief vastgesteld door bestuur Stichting Olivier op 22 augustus 2019 in overleg met ASVZ, na principe-akkoord in bestuursvergadering van 4 juli 2019 en behandeling in Familieraad op 27 juni 2019

 

Schema kwaliteitseisen Olivier

 

criterium

definitie

vastgelegd in

toetsing

opmerkingen

1. Beschikbaar en deskundig personeel

De kwaliteiten van het personeel moeten zijn afgestemd op de zorgvraag en zorgzwaarte van de bewoners:

–          zorgmedewerkers met voldoende kennis en vaardigheden om adequate ondersteuning te kunnen bieden;

–          personeelsformatie staat in verhouding tot de zorgbehoeften;

–          specialisten zijn beschikbaar.

contract ASVZ-Olivier

–          bestuur is betrokken bij aanstelling personeel;

–          personeelsbestand en scholingsplan is periodiek onderwerp van overleg tussen ASVZ en bestuur: resultaat wordt vastgelegd in verslagen.

Teamleider ziet erop toe dat team zowel kwalitatief als kwantitatief kan zorgdragen voor evenwicht, stabiliteit en leveren van de noodzakelijke zorg.

Teamleider voert jaarlijks formele voortgangsgesprekken met teamleden om de inzetbaarheid op korte en langere termijn te bewaken en te bevorderen.

2. Vergewisplicht en VOG

Uitgangspunt is de veiligheid te beschermen van de bewoners. Gedrag van een individuele zorgverlener, vrijwilliger of mantelzorger mag geen bezwaar vormen voor het vervullen van diens specifieke taak.

–          vrijwilligersadministratie ASVZ;

–          teamleden: ASVZ-personeelsadministratie;

–          bestuursleden Stichting/ Vereniging Olivier: eigen notities (Visie/ Organisatie; Olipedia).

–          nieuwe medewerkers en vrijwilligers vragen VOG op en sturen deze naar de teamleider;

–          besturen controleren zelf VOG nieuwe bestuursleden.

Gedragscode voor ouders (vrijwilligers bij Olivier) is in ontwikkeling.

3. Afspraken tussen hoofd- en onderaannemer

Olivier heeft ASVZ de opdracht gegeven zorg te verlenen. Olivier volgt de kwaliteitseisen die ASVZ als HKZ-geregistreerde zorgaanbieder hanteert.

contract ASVZ-Olivier

–          toetsing van de zorgkwaliteit gebeurt cf richtlijnen van ASVZ;

–          contract ASVZ-Olivier wordt periodiek gecontroleerd.

Stichting Olivier heeft individuele zorgcontracten afgesloten met elke bewoner. De Stichting is daarmee hoofdaannemer.

4. Opleidingsplan

Scholingsplan moet passen bij de zorg- en ondersteunings-behoeften van de bewoners en de behoeften en het deskundigheidsniveau van het team.

–          contract ASVZ-Olivier

–          het personeelsdossier van ASVZ bevat een overzicht van de bekwaamheden per medewerker, incl. gevolgde (bij)scholing, certificaten, e-learning, verworven autorisatie.

–          nieuwe medewerkers worden specifiek geschoold in de zorgbehoeften van de bewoners;

–          nieuwe medewerkers volgen verplichte scholing van ASVZ;

–          jaarlijks wordt aansluiting gezocht bij het scholingsplan van ASVZ.

Olivier volgt de uitgangspunten en richtlijnen van ASVZ. Bestuur van Stichting Olivier krijgt periodiek een geanonimiseerd overzicht van kwalificaties teamleden.

5. Kwaliteits-systeem

Een kwaliteitssysteem omvat het vastleggen van beleid, procedures en protocollen, + gegevens waarop analyses en evaluaties uitgevoerd worden die nodig zijn voor de uitvoering van het kwaliteitsbeleid en het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen (PDCA-cyclus).

contract ASVZ-Olivier

–          periodiek worden de werkwijzen en afspraken in driehoeksoverleggen met manager en orthopedagoog, en via team-overleggen besproken en waar nodig aangepast. Registratie in Plancare;

–          wijzigingen in procedures of het hanteren van nieuwe protocollen worden besproken met het bestuur van de Stichting en toegelicht in de RvB. Resultaat wordt in verslagen vastgelegd.

Olivier volgt de procedures van ASVZ. Het waarborgen van kwaliteit is een continu proces, dat niet alleen te maken heeft met vernieuwing en aanpassing.

6. Uitsluitings-criteria cliënten

Olivier heeft een specifiek protocol waarin kenmerken zijn opgenomen voor nieuwe bewoners. Er worden geen bewoners toegelaten die agressief of verslaafd zijn.

–          protocol Nieuwe Bewoner;

–          contract ASVZ-Olivier;

–          contract Olivier-bewoner

–          overleggen zorgdossier bij nieuwe bewoner;

–          toetsing volgens kaders Olivier bij wijziging in zorgvraag.

Het protocol beschrijft voor welke bewoners wel, dan wel geen zorg kan worden verleend. Ook de ouders van bewoners moeten aan bepaalde criteria voldoen, zoals bereidheid tot het leveren van ondersteunende diensten aan het collectief.

7. (Veilig) incidenten melden

ASVZ hanteert een interne werkwijze die regelt dat medewerkers veilig onzorgvuldigheden, incidenten en calamiteiten in de zorgverlening kunnen melden. Doel is dat collega´s bevindingen met elkaar bespreken, ervan leren en zo samen de zorg verbeteren.

–          contract ASVZ-Olivier;

–          contract Olivier-bewoner

–          incidentenmelding via MIP en melding calamiteit bij de IGJ. Registratie daarvan vindt plaats;

–          incidenten en calamiteiten worden aan de betrokken ouders gemeld;

–          relevante zaken komen terug in kwartaalgesprek van bestuur Stichting met ASVZ, worden geëvalueerd en genotuleerd, inclusief eventuele follow-up.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ waarin incidenten in een open cultuur worden gemeld en waarbij het doel voorkomen van nieuwe incidenten en verbetering van procedures is.

8. Uitvoerings-protocollen van voorbehouden en risicovolle handelingen

Alle handelingen die beroepsbeoefenaren in hun werk uitvoeren moeten volgens de Wet BIG op zorgvuldige wijze worden verricht.

–          protocollen ASVZ;

–          IP bewoners;

–          scholingsplan team

–          interne audits ASVZ;

–          quick scan;

–          tweejaarlijkse toetsing scholingsplan.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ.

9. Toets van bekwaamheid

In de Wet BIG is een beperkt aantal beroepsbeoefenaren genoemd die zelfstandig bevoegd zijn om voorbehouden handelingen te verrichten.

–          overzicht bekwaamheden teamleden (ZLIM);

–          scholingsplan team

–          interne audits ASVZ;

–          quick scan;

–          overleg ASVZ-bestuur Stichting.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ. Zie ook opmerking bij 4 (opleidingsplan).

10. Vrijheids-beperkende maatregelen

Onder het begrip ‘vrijheidsbeperking’ verstaat de inspectie alle maatregelen die de vrijheid van cliënten beperken.

IP bewoners

–          jaarlijkse evaluatie en bevestiging in IP-gesprek;

–          evaluatie in driehoeksoverleg manager, orthopedagoog en teamleider.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ.

11. Medicatie-beleid

Het medicatiebeleid van de organisatie bevat tenminste een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en afspraken omtrent het gehele medicatieproces.

–          protocol ASVZ;

–          overzicht in medicatiekast

–          controle op medicatie in IP-gesprek;

–          interne audits;

–          quick scan.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ.

12. Meldcode huiselijk geweld en kinder-mishandeling

Zorgaanbieders zijn verplicht een meldcode vast te stellen waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe met signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt omgegaan.

protocol ASVZ

–          toetsing MIP-meldingen in ZLIM;

–          manager kan toetsen via maandelijkse kwaliteitsrapportage

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ. Een specifiek protocol (model gedragscode) is in voorbereiding.

13. Klachten-regeling

Elke cliënt moet de mogelijkheid hebben om over de geboden zorg een klacht in te dienen.

–          contract ASVZ-Olivier;

–          contract Olivier-bewoner;

–          klachtenprocedure ASVZ

–          evaluatie na afhandeling klacht;

–          jaarlijkse bespreking met ASVZ naar functioneren regeling.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ en maakt zo nodig gebruik van de ASVZ-klachtenfunctionaris.

14. Medezeggen-schap

Een zorgaanbieder heeft de wettelijke verplichting om medezeggenschap te organiseren. Bewoners kunnen als collectief meepraten over zaken die met het dagelijks leven te maken hebben: zij kunnen op deze manier invloed uitoefenen op de manier van leven in het wooninitiatief.

–          contract Olivier-bewoner;

–          statuten Stichting Olivier

–          notulen van de verschillende bijeenkomsten (bewonersoverleg, Familieraad).

Op het niveau van de bewoners is er een periodiek bewonersoverleg.

Bewoners kunnen zelf punten aandragen en er kunnen door teamleden of ouders zaken worden geagendeerd. Voor de ouders zijn er periodieke bijeenkomsten in de RvB.

15. Zorgdossier en zorgplan

Het zorgdossier bevat alle informatie die voor de zorg, de begeleiding en eventuele behandeling van de cliënt relevant is.

–          contract ASVZ-Olivier;

–          contract Olivier-bewoner;

–          IP bewoners

–          het IP wordt volgens vaste (ASVZ-) richtlijnen opgesteld, periodiek geëvalueerd en minstens jaarlijks geactualiseerd;

–          de PB-er bespreekt het IP met de bewoner, de teamleider en de ouders in een driehoeksoverleg waarbij op verzoek ook de orthopedagoog kan aansluiten;

–          manager krijgt maandelijks overzicht of IP’s op orde zijn.

Olivier volgt de professionele aanpak van ASVZ. De zorg voor elke bewoner is vastgelegd in een Individueel Plan (IP).

De vastgestelde procedures moeten ervoor zorgen dat de afspraken en handelingen navolgbaar zijn en aansluiten bij de zorgvraag van de bewoner.